Army Logo
Xem giá

Hướng dẫn công tác trên hệ thống DTS

Không áp dụng cho các trường hợp tổ chức Huấn luyện cho cơ quan hay đặt Dãy phòng theo nhóm*

Vào ngày 06/07/2015, Ủy ban Phụ cấp Lưu trú, Công tác và Vận chuyển đã ban hành bản sửa đổi đối với Quy định chung về Công tác (JTR), theo đó yêu cầu sử dụng Hệ thống Công tác Quốc phòng (DTS) và/hoặc Văn phòng Du lịch Thương mại (CTO) để đặt chỗ lưu trú, có hiệu lực từ ngày 01/09/2015. Theo phần làm rõ của Văn phòng Quản lý Công tác Quốc phòng, quy định bắt buộc này áp dụng cho tất cả các nghiệp vụ công tác hiện đang được DTS hỗ trợ, cũng như các nghiệp vụ sẽ được hỗ trợ trong tương lai khi được triển khai.

  1. Khi đi công tác tạm thời vì nhiệm vụ tại một cơ sở/căn cứ của Lục quân, khách công vụ (cả quân nhân và thường dân) bắt buộc phải chọn chính cơ sở/căn cứ đó làm điểm đến, không chọn các khu vực cộng đồng lân cận. Người có thẩm quyền phê duyệt phải bảo đảm chọn điểm đến phù hợp theo yêu cầu đã nêu.

  2. Khách công vụ đến một điểm thí điểm chương trình lưu trú tích hợp của Bộ Quốc phòng (DoD) sẽ phải chọn một trong những hình thức lưu trú sau: cơ sở lưu trú của chính phủ, cơ sở lưu trú tư nhân hóa, hoặc cơ sở lưu trú thương mại ưu tiên của Bộ Quốc phòng, trước khi hướng tới các tùy chọn lưu trú thương mại khác. Nếu đi công tác tạm thời đến một trong những địa điểm này mà không sử dụng cơ sở lưu trú được chỉ định (dù vẫn còn phòng), thì mức hoàn trả chi phí lưu trú sẽ bị giới hạn ở mức giá mà chính phủ lẽ ra đã chi trả nếu khách công vụ sử dụng cơ sở đó.

  3. Trong mục “Travel” (Công tác) của DTS, người đi công tác tạm thời đến một căn cứ/cơ sở của chính phủ trước tiên sẽ được hướng dẫn chọn cơ sở lưu trú “GOVT DOD” (thuộc sở hữu của chính phủ) tại căn cứ/cơ sở đó, nếu có. Lưu ý rằng các cơ sở lưu trú chính thức tại các căn cứ/cơ sở của Lục quân ở CONUS, HI, AK và OR đã được tư nhân hóa, vì vậy thẻ “GOVT DOD” sẽ không hiển thị khi công tác tạm thời đến đa số các cơ sở của Lục quân. Quân nhân bắt buộc phải chọn cơ sở lưu trú GOVT DoD nếu có; nếu không, khoản hoàn trả chi phí lưu trú sẽ bị giới hạn ở mức mà chính phủ lẽ ra đã chi trả nếu quân nhân sử dụng cơ sở đó. Việc giới hạn hoàn trả này cũng áp dụng với nhân viên dân sự đi công tác tạm thời đến một điểm thí điểm chương trình lưu trú tích hợp và từ chối tùy chọn lưu trú “GOVT DOD” có sẵn.

  4. Nếu không có lưu trú “GOVT DOD”, mức ưu tiên thứ hai là cơ sở lưu trú tư nhân hóa của chính phủ nằm trong hoặc gần cơ sở/căn cứ có nhiệm vụ phục vụ các cá nhân đi thực hiện công vụ. Các cơ sở này có trong DTS tại thẻ “GOVT PRIVATIZED” (CƠ SỞ LƯU TRÚ TƯ NHÂN HÓA CỦA CHÍNH PHỦ). Tại các cơ sở/căn cứ Lục quân tham gia thí điểm chương trình lưu trú tích hợp, đây là các cơ sở Lưu trú Lục quân Tư nhân hóa (PAL) do InterContinental Hotels Group (IHG) vận hành. Nếu có tùy chọn lưu trú “GOVT PRIVATIZED” tại một địa điểm thí điểm chương trình lưu trú tích hợp, quân nhân và nhân viên dân sự bắt buộc phải chọn hình thức lưu trú đó; nếu không, khoản hoàn trả sẽ bị giới hạn ở mức mà chính phủ lẽ ra đã chi trả nếu quân nhân/nhân viên dân sự sử dụng hình thức lưu trú đó.
    Lưu ý: Chỉ những cơ sở lưu trú tư nhân hóa đã qua kiểm định và được chứng nhận đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng cụ thể của Bộ Quốc phòng mới hiển thị trên thẻ “GOVT PRIVATIZED”. Trong một số trường hợp, có thể có các khách sạn PAL khác trong cơ sở/căn cứ mang ý nghĩa lịch sử hoặc chưa hoàn tất cải tạo toàn diện. Những cơ sở này đáp ứng mọi tiêu chuẩn của Cơ quan Quản lý Khẩn cấp Liên bang (FEMA), nhưng có thể chưa có đầy đủ dịch vụ để được hiển thị trên thẻ “GOVT PRIVATIZED”. Những khách sạn này có thể được đặt trong OTS theo hướng dẫn tại đoạn 6 phía dưới.

  5. Nếu trong các ngày đi công tác tạm thời không có cả cơ sở lưu trú “GOVT DOD” và “GOVT PRIVATIZED”, người đi công tác đến các điểm thí điểm chương trình lưu trú tích hợp được chỉ định sẽ được hướng dẫn chuyển sang thẻ “COMMERCIAL DOD PREFERRED” (CƠ SỞ LƯU TRÚ THƯƠNG MẠI ƯU TIÊN CỦA BỘ QUỐC PHÒNG). Các cơ sở trong thẻ này thuộc chương trình thí điểm lưu trú tích hợp (ILPP) của Bộ Quốc phòng và cần đáp ứng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt của Bộ Quốc phòng về chất lượng, an toàn và an ninh, đồng thời cung cấp giá phòng thấp hơn mức chi dùng hàng ngày được trợ cấp. Nếu có tùy chọn lưu trú “COMMERCIAL DOD PREFERRED”, tất cả khách công vụ bắt buộc phải chọn hình thức lưu trú này; nếu không, khoản hoàn trả chi phí lưu trú sẽ bị giới hạn ở mức mà chính phủ lẽ ra đã chi trả nếu người đi công tác sử dụng hình thức lưu trú đó. Khách công vụ có thể từ chối khách sạn COMMERCIAL DOD PREFERRED, chấp nhận mức giới hạn hoàn trả và đặt khách sạn theo bước 6 (bao gồm cả khách sạn PAL). Nếu mức giá của các khách sạn đó bằng hoặc thấp hơn mức giới hạn hoàn trả, khách công vụ sẽ được hoàn trả toàn bộ chi phí.

  6. Nếu không có tùy chọn lưu trú thương mại ưu tiên của Bộ Quốc phòng, khách công vụ sẽ được hướng dẫn tìm đến thẻ ưu tiên thứ tư “COMMERCIAL FIRE SAFETY ACT COMPLIANT” (CƠ SỞ THƯƠNG MẠI TUÂN THỦ ĐẠO LUẬT AN TOÀN CHÁY NỔ). Thẻ này liệt kê các khách sạn, bao gồm các khách sạn PAL khác trong cơ sở/căn cứ và các khách sạn thương mại trong khu vực đáp ứng tiêu chuẩn FEMA. Các tùy chọn lưu trú trong thẻ này có thể được sắp xếp theo địa điểm công tác tạm thời, vị trí thành phố, tên khách sạn, vị trí sân bay và mã bưu chính. Để tìm các khách sạn PAL khác trong thẻ này, hãy chọn “Sort by hotel name” (Sắp xếp theo tên khách sạn) trong mục “Modify search” (Sửa đổi tìm kiếm) ở phía trái màn hình và nhập từ “PAL”.

  7. Danh mục lưu trú cuối cùng là “COMMERCIAL OTHER PUBLISHED RATES” (CƠ SỞ THƯƠNG MẠI VỚI GIÁ NIÊM YẾT KHÁC). Chỉ nên đặt các khách sạn có trong thẻ này khi không còn lựa chọn lưu trú nào khác. Những cơ sở này không được theo dõi và không được FEMA chứng nhận.

Lưu ý: 
Nếu gặp khó khăn khi đặt khách sạn PAL trong DTS, khách công vụ vẫn có thể đặt trực tuyến tại www.ihgarmyhotels.com hoặc gọi 1-877-711-TEAM (8326). Khi xuất hiện cờ kiểm tra trước­ thông báo rằng chưa có cơ sở lưu trú nào được đặt, hãy chọn mã lý do “Ll0 - exempt IAW JTR” và ghi chú trong mục ghi chú là đã đặt khách sạn PAL. Các CTO cũng có thể hỗ trợ đặt khách sạn PAL; tuy nhiên, yêu cầu sẽ được tính phí xử lý.

Khách công vụ cần lưu ý rằng với mỗi lần hủy hoặc thay đổi yêu cầu đặt phòng trong DTS, khách sạn sẽ bị tính phí. Vì vậy, không nên đặt phòng cho đến khi chắc chắn về kế hoạch công tác.

Hướng dẫn này đã được đội ngũ Ủy ban Phụ cấp Lưu trú, Công tác và Vận chuyển xem xét theo DODI 5154.31, ngày 08/10/2015, dưới mã hồ sơ PDTATAC RR16002.